MESA TIC FENALCO

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El fin de las máquinas registradoras

En la década de 1990, con la introducción de los computadores personales, comenzó el reemplazo de las tradicionales máquinas registradoras utilizadas comúnmente en el comercio, y, en Colombia con la implementación de la Factura Electrónica se entierra definitivamente este sistema de facturación.

Las máquinas registradoras se originan en 1879 (Wikipedia, 2020), como un medio de control para evitar el hurto de las ganancias por parte de los empleados, generando ticket impreso desde 1884 al incorporarle el rollo de papel.  Generalmente es un cajón para el dinero que puede abrirse luego de una venta, excepto cuando se usa una llave especial y la apertura del cajón genera un campanilleo o sonido de aviso con el objetivo de alertar al dueño o encargado del comercio de la apertura del cajón.

En Colombia el tiquete de máquina registradora ha sido catalogado como un documento equivalente a la factura.  De la registradora mecánica se evolucionó a la máquina registradora electrónica que permitió el almacenamiento de información es su memoria interna sobre los productos ofrecidos y listas de precios.  Adicionando a la caja registradora sistemas computarizados se evoluciona hacia los modernos sistemas POS que permiten la administración de la información comercial incluido el control del inventario y registros contables es normalmente instalado en el equipo de cómputo o servidor del negocio.

Con la implementación de la factura electrónica en Colombia y con el decreto 358 del 5 de marzo de 2020, el ticket de máquina registradora (no POS) ya ha desaparecido como documentos válidos de facturación (documento equivalente a la factura) e incluso los emitidos por sistemas POS, que actualmente están desconectados del ente de control fiscal, a más tardar el 30 de Junio de 2021 deberán emitirse de manera electrónica.

Una vez entre en vigencia esta obligación y mientras la DIAN hace exigible la facturación electrónica, persisten los pequeños negocios de barrio, en sectores comerciales de venta de artículos al por menor (repuestos, ferreterías entre otros) que aún utilizan estos antiguos sistemas de facturación y que, en corto tiempo, obligatoriamente deberán adquirir sistemas computarizados conectados a internet.

Estos negocios, que tradicionalmente incluyeron estos elementos hacen más de 10 años, se han negado a la evolución tecnológica (a sistemas POS) entre otros por el impacto de las nuevas tecnologías en el modelo de negocio, desconfianza del personal que lo maneja o administra respecto al control de la información y por el costo implementar y mantener estos sistemas.

Ante el evidente impacto en la implementación y manejo de nuevas tecnologías en su negocio como son el computador, los sistemas POS o ERP, servicios en la nube (SAAS), el internet para la operación de la empresa, el gerente o propietario se enfrenta a un mercado saturado de posibilidades, que con un lenguaje que normalmente desconoce, le oferta la posibilidad de cumplir con las obligaciones tributarias bajo el nuevo paradigma pero que impacta la forma tradicional de funcionar de su negocio, al control tradicional sobre su información, a su recurso humano.

Ante las múltiples posibilidades, se recomienda buscar soluciones que estén diseñadas para el tamaño de su empresa para que operativamente sean más fáciles de manejar por personal sin amplia experiencia en uso del computador, que permitan adaptarse en lo posible al funcionamiento del negocio sin hacer más complejo su administración, donde el costo y seguridad de su información estén garantizados y, sobre todo, que tenga un respaldo o soporte que lo acompañe ante los imprevistos que se presentarán en la transición de su negocio, y así solucionar los inconvenientes con el menor impacto posible hacia los clientes y la empresa.  En general, evaluar la experiencia de otros empresarios con sus proveedores de software le permitirá encontrar las herramientas apropiadas a su necesidad en cumplimiento de la normatividad aplicable y en los tiempos requeridos por el ente de control.

Ing. Raul Florez Florez – Gerente ISL S.A.

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Referencias

Wikipedia. (10 de Julio de 2012). Obtenido de https://es.wikipedia.org/wiki/Caja_registradora

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